【この記事から予約で10%OFF】チームビルディングやアイデア出しに効果的と言われている「オフサイトミーティング」。この記事では「オフサイトミーティング」の開催方法から成功の秘訣までを【406_GrandAmi水道橋】の魅力と共にご紹介します。-スペースモール公式HP限定250以上のスペースが10%OFF
目次
オフサイトミーティングとは？
突然ですが、ここ最近流行っている「オフサイトミーティング」という言葉、知ってますか？
オフサイトは、英語で「離れた場所」を意味する言葉です。ここでいう場所というのは「職場」から離れた場所になります。
通常、オフィスの会議室など職場で行う会議やミーティングを「オンサイトミーティング」と呼ぶのに対して、貸会議室など職場を離れた場所や環境で行うミーティングのことを「オフサイトミーティング」と呼びます。
「普段の会議で新しい発想がなかなか生まれない」「定例の会議で思ったことが言えない」このような悩みを持ったことはありませんか？
オフサイトミーティングは、この悩みに対してアプローチすることができるため、最近流行りはじめています。
では、実際にオフサイトミーティングはどのような効果をもたらすのか。メリットとデメリットを交えて解説していきます。
オフサイトミーティングのメリット
まずはオフサイトミーティングのメリットについて、4点解説していきます。
1.新鮮な環境による創造性の向上
2.チームビルディング
3.集中力の向上
4.ストレス軽減
1.新鮮な環境による創造性の向上
1つ目として、普段と環境を変えることで新たな発想や創造性の向上に繋がりやすくなるという点です。
いつもとは異なる環境やミーティングの進め方をすると、これまでの話し合いでは見落としていたり気付くことができなかったような点に着目したり、そこから新たな発想が生まれるといったことが起こりやすいためです。
2.チームビルディング
2つ目として、チーム力の向上につながるという点です。
オフサイトミーティングは通常のミーティングとは違い、役職や肩書きにとらわれず率直な意見を交換する場です。
立場の違いなどによって普段では言えなかったような本音を語ることで参加者同士の理解が深まり、チーム全体の協力意識が芽生えたり連携の強化に繋がります。
チームワークが求められる業務においては、作業効率が上がりより一層効果を発揮するでしょう。
3.集中力の向上
3つ目として、集中力が向上しやすくなります。
普段見慣れないものを見たときや、普段と異なる環境に身を置いたとき、人は集中力が高まり発想力が豊かになりやすい傾向があるためです。
他に、社内でミーティングを行った場合は、ミーティング中の来客や電話などといった急ぎの対応が必要とされる業務を優先する必要もありますよね。
この状況下においてはミーティングを常に中断する必要があり、集中力の低下につながります。
オフィスを離れて実施するオフサイトミーティングでは、このようなミーティングを阻害する要素はなく集中して話し合いに臨むことができます。
4.ストレス軽減
4つ目として、いつもとは違った非日常の空間に身を置くので、リフレッシュ効果が期待できます。
社員旅行をあわせて実施する企業も多く、セミナーやワークショップを実施した後そのまま観光地巡りやグルメを楽しむといったプラン立てをすることができます。
ちなみに、オフサイトミーティングを活用するのは会社だけではありません。
法人利用以外にも、新入生歓迎会や歓送迎会、忘年会に活用する学生も近年増えており、オフサイトミーティングは様々な場面で活用することができるため注目されています。
オフサイトミーティングのデメリット
続いて、デメリットについて4点解説していきます。
1.コストがかかる
2.日常業務が滞る
3.時間に制約がある
4.参加者の厳選
1.コストがかかる
1つ目として、ホテルや会議室、レンタルスペースなど会場となる施設を借りるために予算が発生します。
内訳として、会場費だけでなく会場までの移動費や飲食代、更には移動時間というコストもかかってくるということを認識しておく必要があります。
ちなみに、泊まり込みであれば宿泊費も発生してきます。
2.日常業務が滞る
2つ目として、参加期間中の日常業務が滞ってしまいます。
社外に場所を移してミーティングを行うので、前後の時間をしっかり確保しておく必要があり、業務予定を組める時間が通常の稼働時間より少なくなりがち。
社内ミーティングよりはるかに事前準備や業務調整の必要性が高まります。
3.時間に制約がある
3つ目として、社内ミーティングより時間にシビアになる必要があります。
もし時間内に終えることができなかった場合、社内であれば延長をすることも可能な場合がありますが、オフサイトミーティングでは借りている場所に時間の制約があったりと、ミーティングが途中で中断されることもしばしば。
議題が膨らんだり脱線することが無いよう、事前にミーティングの意義や目的をすり合わせしておくことが重要でしょう。
4.参加者の厳選
4つ目として、参加者を厳選するケースが発生します。
オフサイトミーティングによって通常業務に支障が出てしまっては元も子もないので、参加するメンバーを厳選する必要がある場合もあるということを認識しておきましょう。
「406_GrandAmi水道橋」で行う！オフサイトミーティングプラン
事前準備が大切、とお伝えしてきたオフサイトミーティング。おすすめのスペースと一緒に、当日までの流れをご紹介します。
事前準備：企画
まずは、オフサイトミーティングの目的やテーマを明確にしましょう。
何のために実施するのか、どんなテーマについて話し合うのかを決めていきます。
目的とテーマが決まったら、参加者を決定します。
自由に発言できる環境を提供するため、参加者の人数は多くても10人までとするのが良いでしょう。
参加者には、あらかじめオフサイトミーティングの目的とテーマを共有しておくことも忘れずに。
参加者の選定が終わったら、日時の決定と施設を押さえるフェーズに移ります。
当日：「406_GrandAmi水道橋」に幹事は先にチェックイン
当日、会場準備のために幹事は先にチェックインしておきましょう。
AM10:00｜「406_GrandAmi水道橋」で集合
今回私たちがオフサイトミーティングをしたスペースはこちら！
開放的な空間とシックなデザインが特徴的で、非日常を存分に味わうことができます。
スペースを利用してオフサイトミーティングをするなら非常におすすめです。
AM10:15｜まずはタイムスケジュールを確認しつつ朝礼
全員が集合したら、1日の流れを再度共有しスケジュール通りに事が進められるよう協力してもらいましょう。
そのまま普段から行っていれば朝礼を、行っていなければ全体挨拶を行って士気を高めます。
PM12:00｜みんなでお昼ご飯
お昼になったら、4口ものコンロが備えられているキッチンを活用してみんなで料理を囲むと良いでしょう。
ベテランの料理人が唸るほどのキッチンなので、使用しない手はありませんね。
PM3:00｜アイデアコンペ
オフサイトミーティングを開くなら、アイデアコンペがおすすめです。
チームに分かれて意見を出し合い、最後にチームごとに発表を行い情報収集力、アイデア力、決断力、タイムマネジメント力などを総合的に競うというものです。
このような機会から、実際に取り入れられる施策案も生まれることがあるので、できるだけ行うようにしましょう。
このように、大型プロジェクターや司会台が備え付けられていたり、十分なスペースがあるので会議室のようなレイアウトもできちゃうのがGoodポイントですね！
PM7:00｜振り返りつつ打ち上げ＆懇親会
全てのスケジュールが終わったら、1日の振り返りをしましょう。
振り返りをしっかり行うことでオフサイトミーティングがもたらした効果を改めて参加者全員が再認識するきっかけとなります。
そして最後には豪勢に懇親会を開きましょう。
このように、夜になると雰囲気がガラッと変わり、高級感あふれる内装になります。せっかくなので出張の料理人を呼んで豪華な料理をふるまってもらうのも良いかも。
「406_GrandAmi水道橋」がオフサイトミーティングにおすすめの理由
今回利用したGrandAmi水道橋がオフサイトミーティングにピッタリな理由と魅力を4つご紹介します。
1.大人数で利用することを想定されたスペース
2.司会代＆プロジェクターがあるので発表などもしやすい
3.明るくおしゃれなスペースなので気分転換に最適
4.打ち上げや懇親会をそのまましやすい設備
1.大人数で利用することを想定されたスペース
GrandAmi水道橋は、最大30名が収容可能なスペースとなっており、オフサイトミーティングをするにはかなり広々としており快適な設計になっています。
2.司会台＆プロジェクターがあるので発表などもしやすい
司会台や発表ステージはもちろん、100インチのプロジェクターも完備されているので、ミーティングがやりやすい環境になっています。
3.明るくおしゃれなスペースなので気分転換に最適
高級感あふれるインテリアで揃えた内装は、オトナのラグジュアリー感あふれるスペースになっています。
ただ作り手のデザインセンスを反映させただけのスペースではなく、利用シーンを想定しつつも特別感を演出できるよう設計されています。その場にいるだけで優雅な気分になれてとてもおすすめです。
4.打ち上げや懇親会をそのまましやすい設備
カウンターキッチンに特にこだわりが反映されており、作業スペースやコンロの数、シンクの広さなどといった観点において、プロの料理人をも認めさせた使いやすいキッチンとなっています。
料理人の出張も可能なため、質の高い料理を提供してもらうことも可能です。
「406_GrandAmi水道橋」でオフサイトミーティングをして参加者の絆を深めよう！
いかがでしたでしょうか。
オフサイトミーティングをきっかけに今後の業務に大きな進歩が見られたり、メンバー内の連結が強化される可能性は非常に高いです。
他にはないこだわり抜いたデザインのスペースで、普段とは違った非日常を味わいながら業務をしてみてはいかがでしょうか。
またスペースモールは今回紹介した「406_GrandAmi水道橋」以外にもオフサイトミーディングに適したスペースを数多く掲載しております。
こちらのリンクからのご予約で10%OFFの特典もご用意しているので、ぜひ目的や用途にあわせてスペースを探してみてくださいね！
