レンタルスペースを運用しているとトラブルはつきもの。 受付スタッフを置かない場合だと、トラブルが起きた時すぐに対応できないこともあります。 ここでは、レンタルスペース運用でよく起こるトラブル事例と、それに対しての対策をご紹介します。

レンタルスペースのトラブル事例

事例①カギが開かない

カギが開かないというトラブルは、特に電子キータイプのレンタルスペースの場合でよく起こります。 電池式の電子キーもあり、電池が切れているとドアの開閉ができなくなります。 これに対して、事前にドアが開かなかった時のために非常口を教えるというその場しのぎの対策をしてしまうと、セキュリティ上非常に問題です。 清掃のスタッフに電子キーの電池残量のチェックをする旨を伝えるなど、事前の対策が必要です。

事例②利用者が鍵を持って帰った

直後に予約が入っている場合、別の利用者にも影響が波及します。 最悪の場合、イベントの開催不可（機会損失）となり、損失補填のトラブルに発展する可能性があります。 これは、電子キーに変えることで解消しますが、工事費用がとれない場合は、カギの受け渡し代行業者などを使うのも一つの手です。

事例③部屋が壊されている

レンタルスペース運用で特に多いトラブルが汚損・破損です。 利用規約で「〜の場合は〇〇円の賠償金を請求します」と具体的に明記することが重要です。 ただし「汚損、破損をした証拠がないから」と利用者が賠償金の支払いを拒否することも考えられます。 予算に余裕があれば、防犯カメラの設置をして記録をしておくと、エビデンスもとれて、かつ汚損・破損の抑止につながります。

事例④ブレーカーが落ちてしまった

ブレーカーが落ちる場合、部屋自体で定められている電力使用量が超えたか、建物全体で定められている電力使用量が超えたかの2つのケースが考えられます。 レンタルスペースとして運用する前に、どの程度電力を使用したらブレーカーが落ちるのか、実験しておくと得策です。 念のため、ブレーカーが落ちたときのためのマニュアル・手配書や非常灯をレンタルスペースに置いておくと万全です。

事例⑤騒音によって近隣からクレームが来た

レンタルスペースで想定しやすいトラブルの一つ。 クレームが相次ぎ、近隣住民から警察に通報されてしまうと、最悪の場合は営業時間短縮、営業停止になることもあります。 事前にどのくらいの音量だと騒音トラブルにつながるのかを調べ、またオーナーさんや近隣住民との関係を築いておき、レンタルスペース運用について理解をしてもらうことが非常に重要です。

事例⑥部屋が汚い

部屋が汚いというクレームから、全額返金のトラブルに発展することもあります。 こうなった場合、利用者によって部屋が汚れたのか、清掃業者の不手際なのか、明確にしておくことが重要です。 清掃業者に任せっきりにせず、確認するフローを、また利用者のトラブル報告を受けても、確認をしてから返金するようにしましょう。

事例⑦備品が壊れている・持ち帰る

備品が壊れている・持ち帰るというトラブルもあります。 例えば、パーティーなどでプロジェクターを使うも映像が流れない、音響機器を再生しても音が流れないといった場合、イベントの種類によっては会そのものが成り立たなくなる可能性があり（例：結婚式の2次会など）、全額返金のトラブルに発展する可能性があります。 備品が経年劣化で破損した場合など、どうしようもないケースもあるので、レンタルスペースのバックヤードに備品の予備を置いておくなどの対策が必要になりそうです。 また、まれに利用者が備品を持ち帰ってしまうことがあります。 これは、部屋の破損同様に、完全にゼロにはできないので、防犯カメラなどを設置し、水際で防ぐしかありません。

事例⑧ダブルブッキング

ダブルブッキングとは、こちら側が別媒体で同時刻に2人以上のお客さんの予約を受け付けてしまったことを指します。 収益目的のイベントの場合、利用者への返金だけでなく、売上やイベント設計にかかった経費を賠償請求される可能性があります。 ダブルブッキングにならないよう、Googleカレンダー連携機能を使うなどして、管理体制を整えておきましょう。

事例⑨忘れ物を取りに来る、着払い郵送

利用者が忘れ物をした場合、利用者宛に着払い郵送で送り返すのが一般的です。 利用者が受け取る前に、忘れ物が次の利用者によって盗難された、何らかの原因でレンタルスペース内で紛失・破損するということも考えられます。 不要なトラブルに発展しないよう、利用規約に「スペース内における利用者の持ち物の紛失・盗難・忘れ物に関しては責任を負いません」という文言を入れて、責任の所在をはっきりさせておくことが重要です。

まとめ

以上、レンタルスペース運用でよくあるトラブル事例でした。 人にスペースを貸すというビジネスであるため、トラブルはどうしても起こってしまうものですが、対策を講じておくことで、最小限に留めることができます。 ここで紹介した対策を参考にしてみてください。

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